Ob Sie ein DMS Schweiz suchen, ein selbst gehostetes DMS bevorzugen oder eine bestehende digitale Dokumentenablage professionalisieren möchten: Im Vordergrund steht keine einzelne Software, sondern eine Lösung, mit der Sie Dokumente digitalisieren, Rechnungen digital archivieren, Verträge digital verwalten und ein Dokumentenarchiv für KMU aufbauen können.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Rechnungen liegen verteilt
Rechnungen liegen in E-Mails, Ordnern und auf verschiedenen Computern.
Verträge werden zu spät gefunden
Verträge werden erst gefunden, wenn eine Frist bereits abgelaufen ist.
Unterschiedliche Ablagestrukturen
Mitarbeitende verwenden unterschiedliche Ordner, Dateinamen und Netzlaufwerke.
Scans sind nicht durchsuchbar
Eingescannte Dokumente lassen sich häufig nicht über Inhalt, Betrag oder Lieferant suchen.
Berechtigungen sind unübersichtlich
Auf Netzlaufwerken ist oft nicht klar, wer welche Dokumente sehen darf.
Wissen hängt an einzelnen Personen
Bei Abwesenheiten weiss niemand, wo wichtige Unterlagen gespeichert sind.
Ein digitales Dokumentenmanagement schafft eine zentrale, nachvollziehbare und durchsuchbare Ablage für den gesamten Betrieb.
Ihre Dokumente an einem zentralen Ort
Volltextsuche
Suchen Sie nicht nur nach Dateinamen, sondern auch nach Inhalten innerhalb eines Dokuments.
Automatische Zuordnung
Neue Dokumente können anhand von Absender, Inhalt, Dokumententyp oder Schlagwörtern automatisch eingeordnet werden.
Einfacher Dokumenteneingang
Dokumente gelangen per Upload, Scanner, Eingangsordner oder E-Mail in das System.
Klare Berechtigungen
Legen Sie fest, welche Mitarbeitenden auf welche Dokumente und Unternehmensbereiche zugreifen dürfen.
Weniger manuelle Ablage
Wiederkehrende Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge werden nach definierten Regeln verarbeitet.
Sicherer Betrieb
Auf Wunsch übernehmen wir Hosting, Datensicherung, Updates und technische Überwachung.
Alles, was eine moderne Dokumentenablage benötigt
Erfassen
- Web-Upload
- Drag-and-drop
- Scanner-Eingangsordner
- Import aus bestehenden Verzeichnissen
- Dokumenteneingang per E-Mail
- Übernahme über eine API
Erkennen und ordnen
- OCR-Texterkennung
- Volltextindexierung
- Dokumententypen
- Absender und Geschäftspartner
- Schlagwörter
- individuelle Zusatzfelder
- automatische Zuordnungsregeln
- definierbare Speicherpfade
Suchen und bearbeiten
- schnelle Volltextsuche
- Filter und gespeicherte Ansichten
- Dokumentenvorschau
- Notizen und Metadaten
- Dokumenthistorie
- Download der Originaldatei
- Papierkorb und Wiederherstellung gelöschter Dokumente
Steuern und schützen
- Benutzer und Gruppen
- globale Berechtigungen
- dokumentbezogene Zugriffsrechte
- getrennte Bereiche für Buchhaltung, Personal oder Geschäftsleitung
- nachvollziehbare Bearbeitung
- regelmässige Datensicherung
So wird aus einer Rechnung ein strukturiertes Dokument
1. Eine Rechnung trifft per E-Mail ein oder wird eingescannt. 2. Das System erkennt den Text im Dokument. 3. Lieferant, Dokumententyp und relevante Schlagwörter werden zugeordnet. 4. Die Rechnung wird als "Zu prüfen" gekennzeichnet und der Buchhaltung bereitgestellt. 5. Das Dokument kann später über Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag oder Volltext gefunden werden.
Die genaue Automatisierung wird an die Abläufe und Dokumentarten des jeweiligen Unternehmens angepasst.
Für alle wichtigen Geschäftsunterlagen
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Verträge und Vereinbarungen
- Lieferscheine
- Offerten und Auftragsbestätigungen
- Versicherungsunterlagen
- Korrespondenz
- Projektunterlagen
- Qualitätsdokumente
- Betriebsanleitungen
- Personalunterlagen
- Spesenbelege
- Steuer- und Buchhaltungsunterlagen
Für Personalunterlagen sollte ein gesondertes Berechtigungs- und Sicherheitskonzept eingerichtet werden.
Nicht nur installiert, sondern passend eingerichtet
Eine leere Dokumentenablage löst noch kein organisatorisches Problem. Deshalb analysiert KMU Digitalwerk gemeinsam mit Ihnen, welche Dokumentarten vorhanden sind, wie Dokumente eingehen, wer darauf zugreifen darf und welche Arbeitsschritte automatisiert werden können.
Bestandsaufnahme
Wir analysieren Dokumentarten, Ablagen, Benutzer und bestehende Prozesse.
Struktur und Berechtigungen
Wir definieren Dokumententypen, Schlagwörter, Metadaten, Benutzerrollen und Zugriffsrechte.
Technische Einrichtung
Wir installieren und konfigurieren das System in einer geeigneten Hosting-Umgebung.
Automatisierung
Wir richten Eingangswege, Zuordnungsregeln und vereinbarte Workflows ein.
Datenübernahme
Bestehende Dokumente können aus Ordnerstrukturen oder anderen Ablagen importiert werden.
Einführung
Die Mitarbeitenden erhalten eine verständliche Einführung in die tägliche Nutzung.
Betrieb und Support
Auf Wunsch übernehmen wir Backup, Updates, Überwachung und Support.
Passender Betrieb für Ihre Anforderungen
EU-Hosting
Kosteneffizienter Betrieb auf einer europäischen Hosting-Infrastruktur.
Schweizer Hosting
Optionaler Betrieb auf einer Hosting-Infrastruktur mit Standort Schweiz.
Betrieb beim Kunden
Installation auf einer geeigneten Server- oder Cloud-Infrastruktur des Kunden.
Die konkrete Hosting- und Sicherheitsarchitektur wird anhand der Dokumentarten, Schutzbedürfnisse und betrieblichen Anforderungen festgelegt.
Pakete und häufige Fragen
Die Dokumentenmanagement-Pakete, Zusatzleistungen und Preisangaben finden Sie zentral auf der Preise-Seite. Häufige Fragen zu Ablage, OCR, Import, Hosting und rechtlichen Grenzen sind auf der FAQ-Seite thematisch gebündelt.
Herstellerunabhängig statt unnötig gebunden
KMU Digitalwerk richtet Dokumentenmanagement herstellerunabhängig aus. Entscheidend ist nicht der Name eines Tools, sondern ob Ihre Dokumente schneller gefunden werden, Berechtigungen klar sind, Abläufe einfacher werden und der Betrieb zuverlässig funktioniert.
Wir setzen bevorzugt auf offene, exportierbare und wartbare Lösungen mit Funktionen wie OCR, Volltextsuche, automatischer Zuordnung, Benutzerrechten, Workflows und Schnittstellen. So bleiben Sie flexibler, vermeiden unnötige Abhängigkeiten und können die Lösung später an neue Anforderungen anpassen.
Sie bezahlen bei KMU Digitalwerk nicht für das nächste Tool, sondern für Konzeption, Einrichtung, Hosting, Datensicherung, Wartung, Updates, Support und individuelle Anpassungen, die im Alltag Nutzen bringen.
Dokumentenmanagement mit klaren Regeln
Das System unterstützt eine strukturierte, nachvollziehbare und zugriffsgeschützte Dokumentenablage. Ob eine konkrete Ablage gesetzliche, vertragliche oder branchenspezifische Anforderungen erfüllt, hängt jedoch nicht allein von der eingesetzten Software ab.
Aufbewahrungsfristen, Zugriffsberechtigungen, Löschregeln, Datensicherung und organisatorische Verantwortlichkeiten müssen passend zum jeweiligen Unternehmen definiert werden. KMU Digitalwerk unterstützt bei der technischen Umsetzung. Eine Rechts- oder Steuerberatung ist nicht Bestandteil des Angebots.
Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente
Wir zeigen Ihnen, wie eine digitale Dokumentenablage für Ihren Betrieb aufgebaut werden kann – verständlich, bezahlbar und passend zu Ihren bestehenden Abläufen.