Cela vous semble familier?
Documents dispersés
Les factures se trouvent dans les e-mails, les dossiers partagés et sur différents ordinateurs.
Contrats difficiles à retrouver
Les contrats sont parfois retrouvés trop tard, lorsqu'un délai est déjà passé.
Structures incohérentes
Les collaborateurs utilisent des noms de fichiers et des dossiers différents.
Scans non recherchables
Les documents scannés ne peuvent souvent pas être cherchés par contenu, montant ou fournisseur.
Droits d'accès confus
Sur les lecteurs réseau, il n'est pas toujours clair qui peut voir quels documents.
Dépendance à certaines personnes
En cas d'absence, personne ne sait où sont enregistrés les documents importants.
Une gestion documentaire numérique crée un dépôt central, traçable et recherchable pour toute l'entreprise.
Vos documents au même endroit
Recherche plein texte
Ne cherchez pas seulement par nom de fichier, mais aussi dans le contenu des documents.
Classement automatique
Les nouveaux documents peuvent être classés selon l'expéditeur, le contenu, le type de document ou les mots-clés.
Entrée documentaire simple
Les documents arrivent par upload, scanner, dossier d'entrée ou e-mail.
Droits d'accès clairs
Définissez quels collaborateurs peuvent accéder à quels documents et domaines de l'entreprise.
Moins de classement manuel
Les documents récurrents comme factures, bulletins de livraison ou contrats sont traités selon des règles définies.
Exploitation sûre
Sur demande, nous prenons en charge l'hébergement, les sauvegardes, les mises à jour et la surveillance technique.
Fonctions principales
Capturer
- upload web
- drag-and-drop
- dossier scanner
- import depuis des dossiers existants
- entrée par e-mail
- reprise via API
Reconnaître et organiser
- reconnaissance OCR
- indexation plein texte
- types de documents
- expéditeurs et partenaires
- mots-clés
- champs personnalisés
- règles de classement
- chemins de stockage définis
Chercher et traiter
- recherche rapide
- filtres et vues enregistrées
- aperçu des documents
- notes et métadonnées
- historique
- téléchargement de l'original
- corbeille et restauration
Piloter et protéger
- utilisateurs et groupes
- droits globaux
- droits par document
- zones séparées pour comptabilité, RH ou direction
- traitement traçable
- sauvegardes régulières
Mise en place par KMU Digitalwerk
Une archive vide ne résout pas un problème d'organisation. Nous analysons avec vous les types de documents, les entrées, les droits d'accès et les étapes pouvant être automatisées.
Analyse initiale
Nous analysons documents, dépôts, utilisateurs et processus existants.
Structure et droits
Nous définissons types de documents, mots-clés, métadonnées, rôles et droits d'accès.
Configuration technique
Nous installons et configurons la solution dans un environnement adapté.
Automatisation
Nous mettons en place les entrées, règles de classement et workflows convenus.
Import de données
Les documents existants peuvent être repris depuis des dossiers ou d'autres dépôts.
Formation
Les collaborateurs reçoivent une introduction compréhensible pour l'utilisation quotidienne.
Exploitation et support
Sur demande, nous prenons en charge sauvegardes, mises à jour, monitoring et support.
Hébergement adapté
Hébergement UE
Exploitation efficace sur une infrastructure d'hébergement européenne.
Hébergement Suisse
Option avec infrastructure située en Suisse.
Exploitation chez le client
Installation sur une infrastructure serveur ou cloud appropriée du client.
L'architecture concrète dépend des documents, du besoin de protection et des exigences opérationnelles.
Forfaits et questions fréquentes
Les forfaits, options et prix de la gestion documentaire se trouvent désormais de manière centralisée sur la page Prix. Les questions fréquentes sur l'archive, l'OCR, l'import, l'hébergement et les limites juridiques sont regroupées par thème sur la page FAQ.
Indépendance vis-à-vis des fournisseurs
KMU Digitalwerk conçoit la gestion documentaire de manière indépendante des fournisseurs. Le point décisif n'est pas le nom d'un outil, mais le fait que vos documents soient retrouvés plus vite, que les droits soient clairs, que les processus deviennent plus simples et que l'exploitation soit fiable.
Nous privilégions des solutions ouvertes, exportables et maintenables avec OCR, recherche plein texte, classement automatique, droits utilisateurs, workflows et interfaces. Vous restez ainsi plus flexible et évitez une dépendance inutile.
Le client ne paie pas pour le prochain outil, mais pour la conception, la mise en place, l'hébergement, la sauvegarde, la maintenance, les mises à jour, le support et les adaptations utiles au quotidien.
Gestion documentaire avec règles claires
Le système soutient une archive structurée, traçable et protégée par des droits. Le respect d'exigences légales, contractuelles ou sectorielles ne dépend toutefois pas uniquement du logiciel.
Délais de conservation, droits d'accès, règles d'effacement, sauvegardes et responsabilités doivent être définis selon l'entreprise. KMU Digitalwerk soutient la mise en œuvre technique. Le conseil juridique ou fiscal ne fait pas partie de l'offre.
Mettez de l'ordre dans vos documents
Nous vous montrons comment construire une archive numérique adaptée à votre activité, compréhensible, abordable et proche de vos processus.